Ein Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den genauen Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt des Besitzwechsels festhält. Es entsteht entweder bei der Schlüsselübergabe nach einem Kauf oder beim Ein- beziehungsweise Auszug eines Mieters. Der praktische Zweck ist einfach: Wenn später Streit über Schäden oder fehlende Gegenstände entsteht, liefert das Protokoll die Ausgangslage.
Was ins Protokoll gehört
Grundlage ist eine systematische Begehung Raum für Raum, gemeinsam mit der anderen Vertragspartei. Festgehalten werden Böden, Wände, Fenster, Türen, Sanitäreinrichtungen und Heizungsanlagen, außerdem Außenanlagen wie Terrasse, Carport oder Garten. Dazu kommen die Zählerstände von Strom, Wasser und Gas mit den jeweiligen Zählernummern sowie eine genaue Auflistung der übergebenen Schlüssel nach Anzahl und Typ.
Ergänzen Sie jeden auffälligen Befund mit Fotos. Beschreiben Sie Mängel sachlich und ohne Wertung, also lieber “Kratzer im Laminat, ca. 10 cm, Wohnzimmer Südwand” als “stark beschädigt”. Am Ende unterschreiben beide Parteien, und jede Seite erhält eine eigene Ausfertigung.
Beim Immobilienkauf
Das Protokoll wird in dem Moment erstellt, in dem der Käufer die Schlüssel erhält. Das ist in der Regel erst möglich, nachdem der Kaufpreis vollständig auf dem Notaranderkonto oder direkt beim Verkäufer eingegangen ist. Im Remstal läuft die Kaufabwicklung über die Notare, die nach der Grundbuchumschreibung beim Amtsgericht Waiblingen freigeben. Die Übergabe selbst sollten Sie jedoch nicht dem Stress des letzten Moments überlassen.
Halten Sie im Protokoll auch fest, welche Unterlagen übergeben werden: Bedienungsanleitungen für technische Anlagen, Prüfberichte, Garantiedokumente, Wartungsverträge. Was hier nicht auftaucht, ist später schwer einzufordern.
Bei der Vermietung
Hier gibt es zwei Protokolle, die zusammen wirken. Das Einzugsprotokoll legt den Ausgangszustand fest, das Auszugsprotokoll zeigt, was sich verändert hat. Nur der Vergleich beider Dokumente erlaubt eine rechtssichere Einschätzung, ob ein Schaden über die normale Abnutzung hinausgeht.
Das hat unmittelbare Folgen für die Kaution. Ohne dokumentierten Ausgangszustand wird es schwierig, beim Auszug einen Einbehalt zu begründen. Als Vermieter sollten Sie das Einzugsprotokoll daher immer erstellen, auch wenn Sie keine Pflicht dazu haben. Als Mieter gilt dasselbe: Wenn der Vermieter kein Protokoll anbietet, bestehen Sie darauf oder fertigen Sie selbst eines an.
Praktische Hinweise zur Begehung
Planen Sie für ein Einfamilienhaus mindestens eine Stunde ein, für größere Objekte entsprechend mehr. Führen Sie die Begehung bei Tageslicht durch. Unterschreiben Sie das Protokoll nicht, solange noch strittige Punkte offen sind. Halten Sie Ihre eigene Kamera bereit, unabhängig davon, wer das Formular führt. Das fertige Dokument gehört sicher archiviert, denn bei Gewährleistungsfragen oder Mietrückgaben kann es Jahre später noch relevant werden.