Die Schlussrechnung ist die abschließende Gesamtabrechnung eines Bauvorhabens nach Fertigstellung und Abnahme. Sie fasst alle erbrachten Leistungen, tatsächlich verbauten Mengen und vereinbarten Preise zusammen und stellt den offenen Restbetrag nach Abzug aller Abschlagszahlungen dar. Für Sie als Eigentümer ist sie das letzte Kostendokument des Projekts und gleichzeitig der Startpunkt für die Gewährleistungsfrist.
Was in der Schlussrechnung stehen muss
Ein Handwerker oder Bauunternehmer stellt die Schlussrechnung auf Basis des vereinbarten Leistungsverzeichnisses aus. Jede Position wird einzeln ausgewiesen: die beschriebene Leistung, die tatsächlich erbrachte Menge laut Aufmaß und der Einheitspreis aus dem Vertrag oder einem genehmigten Nachtrag. Daraus ergibt sich der Gesamtbetrag, von dem bereits geleistete Abschlagszahlungen abgezogen werden.
Zwei Positionen sorgen in der Praxis häufig für Nachfragen. Erstens der Sicherheitseinbehalt: Üblich sind fünf Prozent des Schlussrechnungsbetrags, die Sie bis zur nachgewiesenen Mängelfreiheit oder Ablauf der Gewährleistungsfrist einbehalten dürfen. Der Auftragnehmer kann diesen Einbehalt durch eine gleichwertige Bürgschaft ablösen. Zweitens ein eventuell vereinbarter Skonto, der nur gilt, wenn die Zahlung innerhalb der vertraglich festgelegten Frist eingeht.
Pflichtangaben für einen steuerlich verwertbaren Beleg sind außerdem: vollständiger Name und Adresse beider Vertragsparteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und der korrekte Mehrwertsteuersatz.
So prüfen Sie die Rechnung
Für die Prüfung haben Sie in der Regel zwei Monate Zeit nach Zugang der Schlussrechnung. Aus der Planung kennen wir das Problem: Viele Eigentümer lassen diese Frist verstreichen, ohne die Rechnung inhaltlich zu durchleuchten, und verlieren damit Einwände.
Prüfen Sie zunächst die formalen Pflichtangaben, dann den Inhalt. Stimmen die abgerechneten Mengen mit dem Aufmaß überein? Entsprechen die Preise dem Vertrag? Sind alle Abschlagszahlungen vollständig abgezogen? Wurden Nachtragsleistungen nur dann berechnet, wenn Sie ihnen vorab schriftlich zugestimmt haben?
Beanstandungen müssen schriftlich erfolgen und konkret benannt sein: Welche Position, welche Menge, welche Abweichung. Eine pauschale Ablehnung der gesamten Rechnung erkennen Gerichte selten an.
Zahlung und Einbehalt
Sobald die Prüfungsfrist abgelaufen ist, wird die Schlussrechnung fällig, in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an, üblicherweise fünf Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz.
Den Sicherheitseinbehalt geben Sie frei, sobald die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist (beim Bauvertrag nach BGB in der Regel fünf Jahre ab Abnahme) oder wenn der Auftragnehmer alle gerügten Mängel beseitigt hat. Beides sollte schriftlich dokumentiert sein.
Mietnebenkosten: ein anderer Kontext, gleicher Begriff
Wenn Sie vermieten, begegnet Ihnen der Begriff Schlussrechnung auch im Zusammenhang mit der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Diese ist inhaltlich anders strukturiert als eine Baurechnung, folgt aber einer ähnlichen Logik: Am Ende des Abrechnungszeitraums wird verglichen, was Ihr Mieter vorab gezahlt hat und was tatsächlich angefallen ist. Abrechnungspflichtig sind nur umlagefähige Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder Hausmeisterdienste. Kosten für Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen tragen Sie als Eigentümer selbst. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen, sonst können Sie keine Nachzahlung mehr geltend machen.
Steuerliche Aufbewahrung
Schlussrechnungen sind Belege, die Sie aufbewahren müssen: zehn Jahre bei gewerblicher Vermietung oder unternehmerischer Nutzung. Für selbst genutzte Immobilien gilt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber es ist ratsam, die Belege mindestens bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist zu behalten. Handwerkerleistungen an Ihrem privat genutzten Haus können Sie außerdem steuerlich geltend machen, sofern die Rechnung per Überweisung bezahlt wurde.