Wer als Unternehmer Bauleistungen in Auftrag gibt, ist in bestimmten Fällen verpflichtet, 15 Prozent des Rechnungsbetrags direkt ans Finanzamt abzuführen, statt den vollen Betrag an den Bauunternehmer zu überweisen. Dieses Verfahren heißt Bauabzugssteuer. Es greift immer dann, wenn der beauftragte Betrieb keine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegen kann. Für rein private Bauherren gilt die Regelung nicht, für alle, die selbst Bauleistungen erbringen oder kommerziell in Auftrag geben, aber sehr wohl.
Wofür die Regelung gedacht ist
Die Bauabzugssteuer sichert Steueransprüche des Staates gegenüber Unternehmen aus dem Baugewerbe. Dort sind Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit historisch verbreitet, und mancher Auftragnehmer verschwand in der Vergangenheit mit dem erhaltenen Honorar, ohne Steuern gezahlt zu haben. Das Einbehaltungsverfahren macht den Auftraggeber zum Sicherungspfand: Er gibt 15 Prozent gar nicht erst aus der Hand, sondern leitet sie direkt ans Finanzamt weiter. Für den Auftragnehmer ist das kein endgültiger Verlust, er kann den einbehaltenen Betrag mit seiner Steuerschuld verrechnen oder sich bei Überzahlung erstatten lassen.
Die Freistellungsbescheinigung: der entscheidende Schutz
Wer als Bauunternehmer auf den Einbehalt verzichten will, beantragt beim zuständigen Betriebsfinanzamt eine Freistellungsbescheinigung. Voraussetzung ist, dass keine Steuerrückstände bestehen, die Steuererklärungen der letzten drei Jahre ordnungsgemäß abgegeben wurden und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Betriebs nachgewiesen ist. Die Bearbeitung dauert erfahrungsgemäß vier bis acht Wochen, weshalb der Antrag weit vor dem ersten Auftrag gestellt werden sollte. Bei erstmaliger Ausstellung läuft die Bescheinigung oft nur ein Jahr. Danach sind in der Regel drei Jahre üblich. Eine automatische Verlängerung gibt es nicht: Wer rechtzeitig, am besten drei Monate vor Ablauf, keinen neuen Antrag stellt, riskiert, dass die Bescheinigung ausläuft und Auftraggeber wieder einbehalten müssen. Das Finanzamt kann die Bescheinigung auch widerrufen, wenn Steuerrückstände entstehen oder Erklärungen verspätet eingehen.
Pflichten auf Auftraggeberseite
Als Auftraggeber tragen Sie die Verantwortung dafür, die Freistellungsbescheinigung auf Gültigkeit zu prüfen: Stimmt das Datum? Stimmen die Unternehmerdaten? Wenn Zweifel bestehen, lässt sich die Echtheit beim Finanzamt nachfragen. Eine Kopie gehört in die Buchhaltung und muss mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.
Liegt keine gültige Bescheinigung vor, behalten Sie 15 Prozent vom Nettorechnungsbetrag ein und melden diesen Betrag elektronisch über ELSTER beim Bundeszentralamt für Steuern an. Die Abführung muss bis zum zehnten Tag des Monats erfolgen, der auf den Monat folgt, in dem Sie den Nettobetrag an den Unternehmer gezahlt haben. Gleichzeitig stellen Sie dem Unternehmer eine Anrechnungsbescheinigung aus, damit er den Einbehalt gegenüber seinem Finanzamt nachweisen kann.
Im Remstal begegnet uns dieses Thema vor allem dann, wenn gewerbliche Eigentümer oder Kapitalanleger Sanierungsarbeiten vergeben, größere Umbauten beauftragen oder wenn Eigentümergemeinschaften Handwerker für Gemeinschaftsflächen einsetzen. Viele unterschätzen dabei, dass bereits mittelgroße Modernisierungsmaßnahmen in den Anwendungsbereich fallen können.
Haftung: Was passiert, wenn der Einbehalt ausbleibt
Hier wird es ernst. Wenn Sie den Einbehalt unterlassen und der Bauunternehmer seine Steuern nicht zahlt, haftet nicht er allein, sondern Sie persönlich. Das Finanzamt kann einen Haftungsbescheid erlassen und den einzubehaltenden Betrag von Ihnen fordern. Eine Verrechnung mit dem bereits gezahlten Rechnungsbetrag ist dabei nicht möglich, Sie zahlen effektiv doppelt. Der Haftungsbescheid kann bis zu vier Jahre nach der Zahlung ergehen; dagegen ist Einspruch binnen eines Monats möglich. Grob fahrlässige Nichtprüfung, etwa wenn eine offensichtlich abgelaufene oder gefälschte Bescheinigung akzeptiert wurde, schützt nicht vor der Haftung. Vorsätzliche Nichtabführung gilt als Steuerhinterziehung und ist eine Straftat. Bei einer GmbH als Auftraggeberin haften Geschäftsführer persönlich für nicht abgeführte Beträge.
Ein praktischer Hinweis aus unserer Erfahrung: Die Bauabzugssteuer und die umsatzsteuerliche Reverse-Charge-Regelung im Baugewerbe sind zwei verschiedene Dinge. Beide können bei einem Auftrag gleichzeitig greifen, was die Abwicklung schnell unübersichtlich macht. Im Zweifel lohnt sich ein kurzes Gespräch mit dem Steuerberater, bevor die erste Abschlagsrechnung bezahlt wird.