Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die beim Betrieb einer Immobilie entstehen. Umlagefähig sind davon nur jene, die die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ausdrücklich benennt und die zusätzlich im Mietvertrag vereinbart wurden. Alles andere bleibt beim Vermieter hängen.
Was die BetrKV erlaubt und was nicht
§ 2 BetrKV zählt 17 Kostenarten abschließend auf. Nur diese dürfen auf Mieter umgelegt werden, und auch das nur, wenn der Mietvertrag es ausdrücklich vorsieht. Ein pauschaler Hinweis auf die BetrKV reicht dabei aus. Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst.
Nicht umlagefähig sind in jedem Fall: Verwaltungskosten (also Buchhaltung, Hausverwaltung, Porto), Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Kosten für Leerstand. Diese Positionen gehören zum unternehmerischen Risiko des Vermieters. In der Praxis erleben wir, dass Eigentümer gerade die Verwaltungskosten gerne “irgendwo unterbringen” wollen. Das geht nicht, und Mieter, die eine Abrechnung prüfen lassen, finden solche Fehler verlässlich.
Der Katalog der umlagefähigen Kosten
Zu den typischen Positionen gehören: Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung gemeinschaftlicher Flächen, Gebäudeversicherung, Hauswart sowie Kosten für gemeinschaftliche Antennenanlagen oder Kabelanschluss.
Der größte Einzelposten ist fast immer die Heizung. Hier gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung, die vorschreibt, dass mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Pauschal nach Fläche geht also nicht.
Die Grundsteuer ist ebenfalls umlagefähig. In Baden-Württemberg wird sie seit der Reform nach dem modifizierten Bodenwertmodell berechnet: Maßstab sind Grundstücksfläche und Bodenrichtwert, das Gebäude bleibt außen vor. Für Eigentümer in Fellbach oder Kernen im Remstal, wo Bodenrichtwerte am oberen Rand des Kreises liegen, kann das je nach Lage spürbare Auswirkungen auf die Grundsteuerhöhe haben. Diese Kosten dürfen Sie als Vermieter an Mieter weitergeben.
Umlageschlüssel: Wer zahlt wie viel
Welchen Schlüssel Sie für die Verteilung nutzen, hängt von der Kostenart ab. Üblich sind:
- Wohnfläche in m² (häufigster Schlüssel, gilt als Standardlösung)
- Personenzahl (sinnvoll bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser oder Müll)
- Wohneinheiten (etwa für Aufzug oder Treppenbeleuchtung)
- tatsächlicher Verbrauch (bei Heizung und Warmwasser vorgeschrieben)
Abweichende Schlüssel sind möglich, müssen aber im Mietvertrag vereinbart sein. Wenn Sie verschiedene Schlüssel mischen, sollten Sie das nachvollziehbar dokumentieren. Unklare Zuordnungen sind die häufigste Ursache für Streit bei der Abrechnung.
Die jährliche Abrechnung
Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums haben Sie als Vermieter zwölf Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu stellen. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist: Wer sie versäumt, verliert das Recht auf Nachforderungen, auch wenn die Kosten real entstanden sind.
Die Abrechnung muss Gesamtkosten, den gewählten Umlageschlüssel, den sich daraus ergebenden Mieteranteil sowie die geleisteten Vorauszahlungen ausweisen. Mieter haben das Recht, die zugrundeliegenden Belege einzusehen. Auch Mieter unterliegen einer Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erhoben werden.
Stellt sich nach der Abrechnung heraus, dass die laufenden Vorauszahlungen zu niedrig oder zu hoch angesetzt waren, kann die Vorauszahlung für das Folgejahr angepasst werden.
Häufige Frage: Darf ich als Vermieter die Kosten für eine neu installierte Gegensprechanlage auf die Mieter umlegen?
Nein, zumindest nicht vollständig als Betriebskosten. Einmalige Anschaffungs- und Installationskosten gelten als Instandhaltung oder Modernisierung und sind nicht umlagefähig im Sinne der BetrKV. Laufende Wartungskosten für eine bereits vorhandene Anlage können dagegen als “sonstige Betriebskosten” umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich benannt sind. Der Unterschied zwischen laufenden Betriebskosten und einmaligen Investitionskosten ist in der Praxis ein häufiger Streitpunkt.