Wer Betriebskosten als monatliche Vorauszahlung erhebt, ist am Ende des Abrechnungszeitraums zur Abrechnung verpflichtet. Die Nebenkostenabrechnung legt offen, welche Kosten tatsächlich angefallen sind, wie sie auf die Mieter verteilt wurden und ob Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt waren. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung des Mieters oder eine Rückerstattung durch den Vermieter.
Was das Gesetz verlangt
Die Grundlage bildet § 556 BGB. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen und muss nicht mit dem Kalenderjahr deckungsgleich sein. Entscheidend ist die Abrechnungsfrist: Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung dem Mieter vorliegen. Wer diese Frist versäumt, verliert das Recht auf Nachforderungen, auch wenn die Kosten real angefallen sind. Für ein Guthaben des Mieters gilt diese Frist hingegen nicht. Der Anspruch auf Auszahlung bleibt bestehen, unabhängig davon, wann die Abrechnung zugeht.
Was die Abrechnung enthalten muss
Der Bundesgerichtshof hat das so formuliert: Die Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter ohne Fachkenntnisse nachvollziehbar sein. In der Praxis bedeutet das, dass jede Kostenposition mit dem Gesamtbetrag, dem gewählten Verteilerschlüssel, dem daraus folgenden Mieteranteil und den geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt wird. Am Ende steht das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben. Eine besondere Schriftform schreibt das Gesetz nicht vor, auch eine E-Mail ist zulässig. Üblich und empfehlenswert ist dennoch die schriftliche Form, schon wegen der Fristdokumentation.
Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag geregelt sein. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche. Für Heiz- und Warmwasserkosten greift die Heizkostenverordnung: Mindestens 50 Prozent, höchstens 70 Prozent dieser Kosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Bei Eigentumswohnungen kommen häufig die im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteile als Schlüssel zum Einsatz, weil die Hausverwaltung danach abrechnet.
Die häufigsten Fehler
Aus unserer Erfahrung mit Vermietungen im Rems-Murr-Kreis scheitern Abrechnungen selten an bösem Willen, öfter an Unkenntnis darüber, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind. Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandsetzungen und Bankgebühren dürfen nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Ebenfalls problematisch: ein falsch angewendeter Verteilerschlüssel, eine abweichende Wohnfläche gegenüber dem Mietvertrag oder schlichte Rechenfehler bei der Anteilsberechnung. Jeder dieser Punkte berechtigt den Mieter zum Widerspruch.
Der Mieter hat zwölf Monate Zeit, nach Zugang der Abrechnung Einwendungen zu erheben. Danach sind Einwände grundsätzlich ausgeschlossen. Einsicht in die Originalbelege kann er verlangen, diese sind vor Ort beim Vermieter einzusehen. Kopien kann der Mieter gegen Kostenerstattung anfordern.
Vorauszahlungen anpassen
Eine Abrechnung zeigt jedes Jahr aufs Neue, ob die Vorauszahlungen realistisch sind. Weichen Abrechnung und Vorauszahlung dauerhaft stark voneinander ab, sollten beide Seiten die monatlichen Beträge anpassen. Das vermeidet unnötige Liquiditätsbewegungen am Jahresende und reduziert das Konfliktpotenzial.
Häufige Frage: Kann der Mieter die Nachzahlung verweigern, wenn er Fehler in der Abrechnung vermutet?
Der Mieter kann die Nachzahlung unter Vorbehalt leisten und gleichzeitig schriftlich widersprechen. Das sichert ihm die Möglichkeit, zu viel gezahltes Geld später zurückzufordern, ohne in Zahlungsverzug zu geraten. Einen begründeten Widerspruch sollte er in jedem Fall schriftlich und fristgerecht einlegen, idealerweise mit konkreter Benennung der beanstandeten Position. Bei strittigen Fällen lohnt sich früh die Einschaltung eines Mietervereins oder eines Anwalts, weil die Widerspruchsfrist von zwölf Monaten hart ist und danach kaum noch Spielraum bleibt.