Betriebskosten sind alle laufenden Kosten, die durch den Betrieb und die Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen. Bei Mietwohnungen dürfen Vermieter einen Teil davon auf die Mieter umlegen, allerdings nur jene Positionen, die die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ausdrücklich erlaubt. Für Mieter ist das die sogenannte zweite Miete: nach der Kaltmiete der größte Kostenblock im Mietverhältnis.
Was umgelegt werden darf
Die BetrKV listet abschließend auf, welche Kosten umlagefähig sind. Dazu gehören unter anderem:
- Grundsteuer (vollständig umlegbar; in Baden-Württemberg wird sie nach dem modifizierten Bodenwertmodell berechnet, bei dem nur Grundstücksfläche und Bodenrichtwert zählen, das Gebäude bleibt außen vor)
- Wasser, Abwasser und Entwässerung nach Verbrauch oder Wohnfläche
- Heizung und Warmwasser nach Verbrauch, mindestens 50–70 Prozent verbrauchsabhängig laut Heizkostenverordnung
- Müllabfuhr, Straßenreinigung, Winterdienst
- Gebäudeversicherung und Haftpflicht, jeweils anteilig
- Hausmeister (nur für Tätigkeiten, die nicht der Verwaltung dienen), Gartenpflege, Treppenbeleuchtung, Allgemeinstrom
- Schornsteinfeger, Aufzugswartung samt TÜV-Prüfung, Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss
Entscheidend ist: Nur laufende Kosten sind umlegbar. Einmalige Reparaturen oder Erneuerungen gehören nicht dazu.
Was der Vermieter selbst trägt
Hausverwaltungskosten, Buchführung und Kontoführung bleiben beim Vermieter. Gleiches gilt für Instandhaltung, Reparaturen und Modernisierungen, egal wie groß oder klein. Wer seine defekte Heizungsanlage erneuert, kann das nicht auf die Mieter abwälzen. Auch Rücklagen für künftige Sanierungen, Bankgebühren und Steuerberatungskosten sind nicht umlagefähig.
Eine häufige Grauzone: die Abgrenzung zwischen laufender Wartung und eigentlicher Instandsetzung. Regelmäßige Wartungsverträge für Heizung oder Aufzug gelten als Betriebskosten, der Austausch eines defekten Brenners dagegen nicht. Gerichte prüfen das im Einzelfall. Viele Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter drehen sich genau um diese Linie.
Hinzu kommt: Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die auf diesen Leerstand entfallenden Kosten selbst. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.
Die Nebenkostenabrechnung
Abgerechnet wird in der Regel einmal jährlich, meist zum Jahresende. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung. Guthaben muss der Vermieter dagegen auch nach Fristablauf erstatten.
Die Abrechnung muss schriftlich, nachvollziehbar und mit Einzelpositionen versehen sein. Der Verteilerschlüssel für Heizung und Warmwasser folgt der Heizkostenverordnung. Für die übrigen Kosten ist meist die Wohnfläche der Maßstab, bei Wasser oder Müll kann der Mietvertrag auch Personenzahl vorsehen.
Mieter haben das Recht, Belege und Originalrechnungen einzusehen. Wer einen Fehler vermutet, muss schriftlich widersprechen, und zwar innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung. Unstreitige Beträge sollten dabei bezahlt werden; nur der strittige Teil kann zurückbehalten werden.
Wirtschaftlichkeit und Sonderfälle
Vermieter sind verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln. Überhöhte Kosten, etwa weil ein teurer Dienstleister ohne Marktvergleich beauftragt wurde, dürfen Mieter kürzen. Die Nachweispflicht liegt beim Vermieter. Aus der Planung kennen wir Fälle, in denen energetische Sanierungen die Heizkosten dauerhaft gesenkt haben, was langfristig auch die Nebenkosten für Mieter spürbar verringert.
Wer Wohneigentum in einer WEG besitzt und vermietet, muss zwischen Betriebskosten und Hausgeld unterscheiden. Das Hausgeld enthält zusätzlich eine Instandhaltungsrücklage, die nicht auf Mieter umgelegt werden darf. Gewerbemieter haben wiederum oft individuelle Regelungen im Mietvertrag, bei denen Betriebskosten pauschal oder direkt umgelegt werden.
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Nur BetrKV-konforme Kostenpositionen dürfen auf Mieter umgelegt werden.
- Die Abrechnung muss zwölf Monate nach Abrechnungsende beim Mieter sein, sonst entfällt der Nachzahlungsanspruch.
- Instandhaltung und Verwaltung bleiben immer beim Vermieter.
- Leerstandskosten trägt der Vermieter, nicht die Mietergemeinschaft.
- Das Wirtschaftlichkeitsgebot schützt Mieter vor überteuerten Dienstleistern.