Ein Hausverwalter übernimmt im Auftrag von Eigentümergemeinschaften oder einzelnen Eigentümern die laufende Bewirtschaftung einer Immobilie. Je nach Mandat handelt es sich um einen WEG-Verwalter als gesetzlich vorgesehenes Organ der Gemeinschaft oder um einen Mietverwalter, der für einen einzelnen Vermieter tätig wird. Beide Rollen verbinden kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben, die unmittelbar auf den Werterhalt der Immobilie einzahlen.
Was das Gesetz vorschreibt
Für Wohnungseigentümergemeinschaften regeln die §§ 26 bis 28 WEG die Grundzüge der Verwalterstellung. Die Eigentümerversammlung bestellt den Verwalter mit einfacher Mehrheit, bei einer Erstbestellung für höchstens fünf Jahre. Ein Verwaltervertrag legt darüber hinaus Aufgaben, Vergütung und Kündigungsfristen fest. Abberufen werden kann der Verwalter jederzeit per Beschluss, auch ohne dass ein wichtiger Grund vorliegt.
Seit Dezember 2022 gilt eine Zertifizierungspflicht: Wer als WEG-Verwalter tätig sein möchte, muss einen Sachkundenachweis vor der IHK erbringen. Die Prüfung umfasst kaufmännische, rechtliche und technische Grundlagen. Hinzu kommt eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO sowie eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren. Das schützt Eigentümer vor fachlich unzureichend aufgestellten Dienstleistern, beseitigt aber allein noch keine schlechte Arbeitsqualität im Alltag.
Kaufmännische Kernaufgaben
Der Wirtschaftsplan ist das zentrale Steuerungsinstrument: Er bildet für das kommende Jahr ab, welche Einnahmen aus Hausgeldvorauszahlungen zu erwarten sind und welche Ausgaben für Bewirtschaftung, Instandhaltung und Versicherungen anfallen. Auf dieser Basis zieht der Verwalter das Hausgeld ein und führt das Mahnwesen bei Zahlungsrückständen.
Am Jahresende folgt die Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen je Eigentümer. Heizkosten werden nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig aufgeteilt. Jeder Eigentümer hat ein Belegprüfungsrecht. Seit der WEG-Reform 2020 ist außerdem ein Vermögensbericht Pflicht, der den aktuellen Stand der Rücklagen und Verbindlichkeiten dokumentiert.
Technische und organisatorische Aufgaben
Zu den laufenden Aufgaben gehören Zustandserfassung und Instandhaltungsplanung: Was muss wann gemacht werden, welche Gewerke sind zu beauftragen? Der Verwalter holt Angebote ein, vergibt Aufträge, koordiniert die ausführenden Handwerker und überwacht die Ausführung. Wartungsverträge für Aufzüge, Heizungsanlagen und andere technische Einbauten laufen ebenfalls über sein Büro.
Daneben organisiert und leitet der Verwalter die Eigentümerversammlungen, führt die Beschlusssammlung und setzt gefasste Beschlüsse um. Er schließt Versicherungs- und Dienstleistungsverträge im Namen der Gemeinschaft ab und vertritt diese gegenüber Behörden und Dritten. Aus der Planungspraxis kennen wir Anlagen, bei denen jahrelang vernachlässigte Instandhaltung am Ende zu Sanierungskosten geführt hat, die ein disziplinierter Verwalter deutlich hätte strecken können.
Was Qualität kostet und woran man sie erkennt
Beispielrechnung für eine WEG in Fellbach oder Waiblingen:
Eine Wohnanlage mit 12 Einheiten zahlt dem Verwalter pauschal 28 Euro je Einheit und Monat:
- 12 Einheiten × 28 EUR × 12 Monate = 4.032 EUR pro Jahr
- Dazu kommen Zusatzleistungen wie Eigentümerversammlung (Pauschale oft 200–400 EUR) und Sonderaufwand bei größeren Maßnahmen
- Gesamtkosten realistisch: 4.500–5.000 EUR pro Jahr, also rund 375–417 EUR pro Monat für die gesamte Anlage
Für eine einzelne Einheit bedeutet das etwa 30–35 EUR monatlich im Hausgeld, also einen überschaubaren Posten, der aber direkt beeinflusst, ob Rücklagen planvoll aufgebaut oder Reparaturen verschleppt werden.
Qualität zeigt sich nicht am Preis, sondern an erreichbaren Ansprechpartnern, transparenten Abrechnungen und einer Instandhaltungsplanung, die vorausschaut statt nur reagiert. Warnsignale sind intransparente Buchungsbelege, schwer erreichbare Büros und Versammlungen ohne ordentliches Protokoll.
Wenn ein Verwalterwechsel nötig wird
Berechtigte Kritik gehört zunächst direkt an den Verwalter. Führt das nicht weiter, kann die Eigentümerversammlung die Abberufung mit einfacher Mehrheit beschließen. Die Kündigungsfrist im Verwaltervertrag beträgt typischerweise drei bis sechs Monate: Das sollte man einplanen, bevor ein neuer Anbieter gesucht wird.
Die Auswahl erfolgt über Angebotseinholung und Bestellungsbeschluss. Entscheidend ist dann die geordnete Übergabe aller Unterlagen, Konten und Schlüssel. Beim Gutachterausschuss des Rems-Murr-Kreises oder dem Fellbacher Gutachterausschuss kann im Streitfall Expertise zur Bewertung von Zustand und Instandhaltungsstand eingeholt werden. Ein sauber dokumentierter Übergabeprozess ist die Grundlage dafür, dass der neue Verwalter handlungsfähig startet, ohne erst Monate mit Recherche zu verlieren.