Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die dazu dienen, Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Für Arbeitnehmer gehören sie in die Anlage N der Steuererklärung, für Vermieter in die Anlage V. In beiden Fällen mindern sie das zu versteuernde Einkommen und damit die tatsächliche Steuerlast.
Was Arbeitnehmer absetzen können
Der bekannteste Posten ist die Entfernungspauschale: 0,30 Euro je Kilometer einfache Wegstrecke für die ersten 20 Kilometer, ab dem 21. Kilometer erhöht auf 0,38 Euro. Gezählt werden nur tatsächliche Arbeitstage, Urlaub und Krankheitstage bleiben außen vor.
Daneben zählen beruflich genutzte Arbeitsmittel, also Laptop, Schreibtisch, Fachliteratur oder branchenspezifische Arbeitskleidung. Gegenstände unter 800 Euro netto können sofort abgesetzt werden, teurere Anschaffungen werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Kosten für berufliche Weiterbildung, Seminare und Prüfungsgebühren gehören ebenfalls dazu, ebenso Fahrtkosten zu Fortbildungsveranstaltungen. Ausgaben für eine Erstausbildung oder ein erstes Studium fallen dagegen nicht unter die Werbungskosten, sondern allenfalls unter Sonderausgaben mit begrenztem Abzug.
Ein Arbeitszimmer kann abgesetzt werden, wenn es als Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit gilt: dann unbegrenzt. Ist das nicht der Fall, greift seit der Gesetzesänderung alternativ die Homeoffice-Tagespauschale. Welche Variante in Ihrem Fall mehr bringt, hängt von Raumgröße, Miet- oder Eigentümerkosten und der Anzahl der Heimarbeitstage ab.
Die Pauschale und wann Einzelnachweise sich lohnen
Ohne jeden Beleg erkennt das Finanzamt automatisch 1.000 Euro Werbungskosten pro Jahr an. Dieser Betrag deckt bei vielen Arbeitnehmern die tatsächlichen Kosten bereits ab oder übersteigt sie sogar. Wer mehr ausgegeben hat, sollte alle Belege sammeln und in der Steuererklärung einzeln aufführen. Bei Ehepaaren mit Zusammenveranlagung steht jedem Partner die Pauschale zu, der gemeinsame Freibetrag beläuft sich damit auf 2.000 Euro.
Rentnerinnen und Rentner haben eine deutlich niedrigere Pauschale. Sie beträgt nur 102 Euro im Jahr, da Renteneinkünfte steuerlich anders behandelt werden als Arbeitslohn.
Werbungskosten bei Vermietung: der größere Hebel
Wer eine Immobilie vermietet, kann praktisch alle damit verbundenen Kosten als Werbungskosten geltend machen: Reparaturen, Hausverwaltung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung und die Zinsen aus der Finanzierung. Gerade die Darlehenszinsen sind in den ersten Jahren nach dem Kauf oft der größte Einzelposten. Die Tilgung selbst ist nicht absetzbar, nur der Zinsanteil der Rate.
Hinzu kommt die Absetzung für Abnutzung (AfA): Gebäude werden in der Regel mit zwei Prozent jährlich abgeschrieben, berechnet auf den Kaufpreis abzüglich Grundstücksanteil. Das Grundstück selbst unterliegt keiner Abnutzung und darf nicht abgeschrieben werden. Im Remstal, wo Bodenrichtwerte in Fellbach, Kernen und Waiblingen am oberen Rand des Kreises liegen, macht der Grundstücksanteil am Kaufpreis oft einen erheblichen Teil aus. Die Aufteilung zwischen Gebäude- und Grundstückswert lohnt sich deshalb sorgfältig zu ermitteln, weil sie die Abschreibungsbasis direkt beeinflusst.
Übersteigen die gesamten Werbungskosten die Mieteinnahmen, entsteht ein Verlust aus Vermietung und Verpachtung. Dieser Verlust kann mit anderen Einkunftsarten, etwa dem Gehalt, verrechnet werden und senkt so die gesamte Steuerlast. In der Anfangsphase nach einem Immobilienkauf ist das keine Seltenheit.
Abgrenzung und häufige Fehler
Private Lebenshaltungskosten gehören nicht in die Steuererklärung, auch wenn sie teilweise beruflich anmuten. Essen, allgemeine Kleidung oder private Fahrten bleiben außen vor. Bei gemischt genutzten Gegenständen wie Telefon oder Internet ist nur der berufliche Anteil absetzbar, und dieser muss plausibel begründet sein.
Bei Renovierungen an vermieteten Immobilien ist die Abgrenzung besonders heikel: Laufende Instandhaltungen können sofort abgezogen werden, umfangreichere Modernisierungen müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Wenn in den ersten drei Jahren nach dem Kauf mehr als 15 Prozent des Gebäudewerts für Baumaßnahmen ausgegeben werden, stuft das Finanzamt diese als anschaffungsnahe Herstellungskosten ein. Sie werden dann nicht sofort, sondern über Jahrzehnte abgeschrieben. Aus der Planungspraxis kennen wir diesen Fallstrick gut: Ein Kostenvoranschlag, der diese Grenze knapp überschreitet, kann am Ende teurer werden als gedacht.
Belege sollten so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Für digitales Scannen und Vernichten der Papieroriginale gibt es keine grundsätzlichen Einwände, solange die Dokumente lesbar und abrufbar bleiben. Wer Kosten geltend macht, die über die Pauschalen hinausgehen, trägt im Streitfall die Nachweispflicht.