Die Warmmiete ist der Betrag, den ein Mieter tatsächlich jeden Monat überweist. Sie setzt sich zusammen aus der Kaltmiete, also dem reinen Nutzungsentgelt für die Wohnung, und der Betriebskostenvorauszahlung, die sowohl kalte als auch warme Nebenkosten umfasst. Für Sie als Vermieter ist dieser Unterschied wichtig: Mieterhöhungen, Mietpreisbremse und ortsübliche Vergleichsmiete beziehen sich ausnahmslos auf die Kaltmiete. Die Warmmiete sagt nichts darüber aus, wie viel Spielraum Sie bei einer Anpassung haben.
Was die Warmmiete zusammensetzt
Im Mietvertrag weisen Sie Kaltmiete und Betriebskostenvorauszahlung getrennt aus. Die Kaltmiete bildet die Grundlage für alle rechtlich relevanten Vergleiche. Die Vorauszahlung deckt zwei Kostenbereiche ab: kalte Nebenkosten wie Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister und Grundsteuer sowie warme Nebenkosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Einmal jährlich rechnen Sie ab. Ergibt sich ein Guthaben, erstatten Sie es; ergibt sich eine Nachzahlung, fordert der Mieter sie.
Ein Hinweis zur Grundsteuer im Remstal: Baden-Württemberg berechnet die Grundsteuer seit der Reform ausschließlich auf Basis von Grundstücksfläche und Bodenrichtwert, das Gebäude bleibt dabei außen vor. Das kann die Grundsteuerbelastung je nach Lage und Grundstücksgröße deutlich von anderen Bundesländern abweichen lassen und damit auch den umlagefähigen Anteil in Ihrer Nebenkostenabrechnung beeinflussen.
Was umlagefähig ist und was nicht
Die Betriebskostenverordnung legt abschließend fest, welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen. Dazu zählen unter anderem Wasserversorgung, Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzugsbetrieb, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hausmeisterkosten bis zu einem Anteil von 50 Prozent. Auch Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss können umgelegt werden.
Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen sowie Kontoführungsgebühren. Das ist ein Punkt, den viele Eigentümer unterschätzen: Wer diese Positionen versehentlich in die Abrechnung aufnimmt, riskiert Widersprüche und muss im Streitfall nachweisen, dass jede Position berechtigt ist.
Heiz- und Warmwasserkosten: die eigenen Regeln
Bei Heizung und Warmwasser greift zusätzlich die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Den Rest können Sie nach Wohnfläche verteilen. Erfasst wird der Verbrauch über Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler. Bei Geräten mit Fernablesung sind Sie seit 2022 verpflichtet, dem Mieter monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen.
Wie hoch der Heizkostenanteil in der Warmmiete ausfällt, hängt vom Energieträger, der Dämmqualität des Gebäudes und dem Nutzerverhalten ab. Aus der Planung kennen wir, dass der energetische Zustand eines Gebäudes hier den größten Hebel hat: Ein gut gedämmtes Haus mit effizienter Heizanlage hält die Nebenkosten dauerhaft niedriger als jede Vorauszahlungskorrektur.
Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Halten Sie diese Frist nicht ein, verlieren Sie den Anspruch auf Nachzahlungen. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen. Auf Wunsch darf er außerdem Einsicht in die Originalbelege nehmen, üblicherweise in Ihrer Wohnung oder Ihrem Büro.
Wer die Abrechnung pünktlich, vollständig und nachvollziehbar erstellt, vermeidet die meisten Streitigkeiten im Mietverhältnis von vornherein.