Ein Verwalter übernimmt im Auftrag von Immobilieneigentümern die kaufmännische, technische und organisatorische Betreuung eines Objekts. Das kann eine einzelne natürliche Person sein oder eine Hausverwaltungsgesellschaft. Für Eigentümergemeinschaften ist die Bestellung eines Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz sogar vorgeschrieben. Für Vermieter ist sie freiwillig, aber oft sinnvoll.
Drei Typen, drei Aufgabenprofile
Der WEG-Verwalter kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum einer Wohnanlage. Er wird von der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit bestellt, maximal für fünf Jahre. Seine Aufgaben sind in § 27 WEG geregelt. Seit der WEG-Reform 2020 gibt es zudem eine Sachkundepflicht: Wer gewerblich WEG-Verwaltung anbietet, braucht eine Zertifizierung nach § 26a WEG. Das ist beim Vergleich von Angeboten ein sinnvolles Auswahlkriterium.
Der Mietverwalter arbeitet für einzelne Vermieter, nicht für eine Gemeinschaft. Er übernimmt Mietersuche, Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Instandhaltungskoordination. Das Vertragsverhältnis ist privatrechtlich und frei gestaltbar.
Den Sonderverwalter kennt man aus Konfliktsituationen: Er wird gerichtlich eingesetzt, wenn die Eigentümergemeinschaft keinen handlungsfähigen regulären Verwalter hat, etwa bei schwerem Zerwürfnis oder einem laufenden Abberufungsstreit. Er überbrückt die Lücke, bis ein neuer Verwalter bestellt ist.
Was ein Verwalter konkret tut
Auf der kaufmännischen Seite stehen Hausgeldbewirtschaftung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Rücklagenbildung für Instandhaltungen. Dazu kommt das Forderungsmanagement, wenn Eigentümer oder Mieter nicht zahlen, sowie die Betreuung von Versicherungsverträgen.
Technisch gesehen organisiert der Verwalter Wartungen, zum Beispiel für Heizung, Aufzug und Brandschutzanlagen, beauftragt Handwerker bei Schäden und stellt sicher, dass die Verkehrssicherungspflicht erfüllt ist. Gerade bei älteren Bestandsobjekten, wie wir sie im Rems-Murr-Kreis häufig sehen, ist das ein erheblicher Koordinationsaufwand.
Was die Verwaltung kostet
Bei der WEG-Verwaltung sind Gebühren von etwa 20 bis 35 Euro je Wohnung und Monat üblich. Manche Anbieter rechnen stattdessen prozentual vom Hausgeldumsatz ab, in der Regel zwischen 3 und 6 Prozent. Sonderleistungen wie die Begleitung größerer Sanierungen oder die Durchsetzung von Forderungen werden meist gesondert abgerechnet.
Die Mietverwaltung wird häufig mit 15 bis 25 Prozent der jährlichen Kaltmiete bepreist. Hinzu kommen in der Regel eine Vermietungsgebühr bei Neuvermietung sowie Zusatzkosten bei Zahlungsverzug durch Mieter.
Diese Beträge lassen sich nicht pauschal als hoch oder niedrig bewerten. Entscheidend ist, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind und ob der Verwalter aktiv handelt oder reaktiv wartet, bis Eigentümer nachhaken.
Vertrag und Abberufung
Den WEG-Verwalter bestellt die Eigentümerversammlung per Beschluss. Der Verwaltervertrag sollte schriftlich geschlossen werden und eine klare Leistungsbeschreibung enthalten. Die Laufzeit ist auf fünf Jahre begrenzt, eine vorzeitige Abberufung ist mit einer Dreiviertelmehrheit möglich, bei wichtigem Grund auch außerordentlich.
Beim Mietverwalter vereinbaren Eigentümer und Dienstleister Laufzeit und Kündigungsfristen frei. In der Praxis sind Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten verbreitet. Wer hier zu wenig auf den Leistungskatalog achtet, merkt erst nach Monaten, was nicht im Preis enthalten war.