Die Jahresabrechnung ist die vollständige Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben, die im Laufe eines Kalenderjahres mit einer Immobilie angefallen sind. Sie erfüllt zwei Funktionen gleichzeitig: Sie ist die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern und liefert dem Eigentümer das Zahlenmaterial für die Steuererklärung. Wer beides sauber trennt, spart sich später Ärger.
Was in die Jahresabrechnung gehört
Auf der Einnahmenseite stehen die tatsächlich geflossenen Mietzahlungen und geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen. Auf der Ausgabenseite finden sich alle Bewirtschaftungskosten: Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausmeisterleistungen, Versicherungen, Verwaltungskosten und angefallene Instandhaltungsmaßnahmen. Hinzu kommt die Rücklagenbildung für künftige Reparaturen, die zwar keine sofortige Betriebsausgabe darstellt, aber im Überblick trotzdem auftauchen sollte.
Bei einer Eigentumswohnung kommt eine zweite Ebene hinzu: Die Hausverwaltung der Wohnungseigentumsgemeinschaft erstellt eine eigene Jahresabrechnung für das Gemeinschaftseigentum. Darin werden die Gemeinschaftskosten nach Miteigentumsanteilen auf die einzelnen Wohnungseigentümer verteilt. Diese Zahlen brauchen Sie als vermietender Eigentümer wiederum, um Ihre Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihrem Mieter korrekt aufzustellen.
Die gesetzliche Frist und was bei Versäumnis passiert
Das Gesetz gibt Vermietern zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzuleiten. Wer diese Frist versäumt, verliert in der Regel das Recht auf Nachforderungen, auch wenn die Mehrkosten real angefallen sind. Das Finanzamt hingegen kennt diese Kulanzfrist nicht: Für die Einkommensteuererklärung aus Vermietung und Verpachtung gelten die üblichen Abgabefristen, unabhängig davon, ob die Mieterabrechnung schon fertig ist.
Für Wohnungseigentumsgemeinschaften schreibt das Wohnungseigentumsgesetz vor, dass der Verwalter die Jahresabrechnung für das Gemeinschaftseigentum fristgerecht vorlegt und von der Eigentümerversammlung beschließen lässt. Verzögert sich das, kann das für Sie als vermietenden Eigentümer praktisch bedeuten, dass Sie Ihre eigene Mieterabrechnung erst spät fertigstellen können, weil Ihnen die Zahlen aus der WEG-Abrechnung fehlen.
Was eine fehlerhafte Abrechnung kostet
Formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung geben Mietern ein Anfechtungsrecht. Häufige Schwachstellen sind falsche Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Kosten, die trotzdem eingestellt wurden, oder fehlende Belegnachweise. Im ungünstigsten Fall streichen Gerichte einzelne Positionen komplett, selbst wenn die Kosten korrekt angefallen sind. Wer mehrere Einheiten vermietet, sollte deshalb frühzeitig klären, ob eine professionelle Hausverwaltung die Abrechnung übernimmt.
Für Eigentümer im Remstal, die ihre Mietobjekte selbst verwalten, lohnt sich ein Blick auf die Bodenrichtwerte über BORIS-BW. Die Werte im Kreis liegen je nach Lage zwischen 400 und 610 EUR/m², in Fellbach, Kernen im Remstal und Waiblingen eher am oberen Rand. Diese Größenordnung hilft, Instandhaltungskosten und Rücklagen ins richtige Verhältnis zum Objektwert zu setzen, auch wenn sie in der Jahresabrechnung selbst nicht auftauchen.