Instandsetzung meint alle Arbeiten, die einen Schaden oder eine Abnutzung am Gebäude beheben und den Zustand wiederherstellen, den die Immobilie ursprünglich hatte. Der Begriff ist keine Frage des Umfangs, sondern des Ziels: zurück auf Anfang, nicht darüber hinaus. Für Eigentümer und Vermieter ist die genaue Einordnung wichtig, weil sie bestimmt, wer die Kosten trägt und wie das Finanzamt sie bewertet.
Was Instandsetzung von anderen Maßnahmen unterscheidet
Die drei Begriffe Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung werden im Alltag oft vermischt, bedeuten rechtlich aber unterschiedliche Dinge.
Instandhaltung ist vorbeugend: die jährliche Heizungswartung, die Dachrinnenreinigung im Herbst, der Ölwechsel an der Übergabestation. Hier soll ein Schaden gar nicht erst entstehen.
Instandsetzung kommt nach dem Schaden: Das Dach ist undicht, die Heizung fällt aus, der Fassadenputz bröckelt. Die Maßnahme stellt den früheren Zustand wieder her. Entscheidend ist, dass kein höherer Standard entsteht als vorher.
Modernisierung geht einen Schritt weiter und verbessert die Immobilie über ihren ursprünglichen Zustand hinaus, zum Beispiel durch eine bessere Wärmedämmung oder den erstmaligen Einbau einer kontrollierten Wohnraumlüftung. Diese Kosten darf der Vermieter anteilig auf die Miete umlegen. Instandsetzungskosten hingegen trägt der Vermieter allein.
Typische Maßnahmen in der Praxis
Am Gebäude selbst sind das häufig eine Dachneueindeckung nach Sturmschaden oder altersbedingter Undichtigkeit, die Erneuerung des Fassadenputzes bei Rissbildung oder die Fensteraustausch auf Grund eines Defekts, sofern der neue Fensterstandard dem alten entspricht. Auch ein Heizungstausch nach Totalausfall fällt in diese Kategorie, solange keine Systemverbesserung damit verbunden ist.
In der Wohnung zählen dazu der Wechsel defekter Bodenbeläge, Sanitärobjekte oder Heizkörper im gleichwertigen Standard sowie die Erneuerung von Innentüren nach Beschädigung.
Aus der Planung kennen wir Fälle, in denen eine solche Maßnahme am Ende doch als Modernisierung eingestuft wurde, weil das neue Bauteil einen deutlich höheren Energiestandard hatte als das ersetzte. Die Grenze ist fließend, und das Finanzamt schaut bei umfangreichen Maßnahmen genau hin.
Mietrechtliche Pflichten
Nach § 535 BGB ist der Vermieter verpflichtet, die Mietsache während der gesamten Mietzeit in einem vertragsgemäßen Zustand zu erhalten. Tritt ein Mangel auf, muss er handeln, ohne dass der Mieter darauf wartet, dass es ihm passt. Zieht der Vermieter das hinaus, riskiert er Mietminderung oder Schadenersatz.
Die Kosten darf er nicht auf den Mieter umlegen. Eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag kann den Mieter verpflichten, kleinere Reparaturen an häufig genutzten Gegenständen selbst zu bezahlen. Der üblicherweise vereinbarte Höchstbetrag liegt je Einzelfall zwischen 100 und 120 Euro. Mehr ist nach der Rechtsprechung in der Regel nicht durchsetzbar.
Steuerliche Behandlung
Bei vermieteten Objekten gilt Instandsetzungsaufwand als Erhaltungsaufwand und ist im Jahr der Zahlung als Werbungskosten in voller Höhe abziehbar. Es gibt keine Pflicht zur Aktivierung über mehrere Jahre. Bei größeren Einzelmaßnahmen besteht allerdings die Möglichkeit, den Betrag nach § 82b EStDV auf zwei bis fünf Jahre zu verteilen, was die Steuerlast in einzelnen Jahren glätten kann.
Die Grenze zu Herstellungskosten, die nur über Abschreibung geltend gemacht werden dürfen, wird überschritten, wenn eine umfassende Instandsetzung mit einer spürbaren Standardverbesserung einhergeht. Das ist keine theoretische Gefahr: Wer in Fellbach oder Kernen im Remstal ein älteres Mehrfamilienhaus umfangreich instand setzt und dabei gleichzeitig Fenster, Dach und Heizung erneuert, sollte die steuerliche Einordnung im Vorfeld mit dem Steuerberater klären. Bei Gebäuden mit Bodenrichtwerten am oberen Rand des Kreises, also im Bereich von 600 Euro pro Quadratmeter und mehr, ist die steuerliche Bewertung der Baukosten entsprechend gewichtig.